+49 228 2861 140 60 info@sicoda.de

Rechtliche Anforderungen an Hinweisgebersysteme

 

Die Regulierungsinitiative der Europäischen Union zum Schutz von Hinweisgebern nimmt Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors in die Pflicht, Hinweisgeber vor negativen Konsequenzen zu bewahren. Die EU-Richtlinie 2019/1937 ist im Dezember 2019 in Kraft getreten und muss von den Mitgliedsstaaten bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden.

Ab Dezember 2021 sind Unternehmen mit > 250 Mitarbeitern gefordert, Meldewege für ihre Mitarbeiter und externe Personen im beruflichen Kontext bereitzustellen. Ab 2023 gilt dies auch für Unternehmen mit 50– 249 Mitarbeitern.

Mit unserer Hinweisgeberplattform bieten wir Ihnen eine effiziente Möglichkeit den Anforderungen aus der EU-Richtlinie gerecht zu werden.

Erklärvideo auf Youtube

Die Anforderungen aus der Hinweisgeberrichtlinie auf einen Blick:

Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?

Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors ab einer Größe von 50 Mitarbeitern müssen interne Meldekanäle einrichten.

Die Umsetzung muss bei Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern bis Dezember 2021 und bei Unternehmen mit 50 – 249 Mitarbeitern ab Dezember 2023 erfolgen.

Wer genießt Hinweisgeberschutz?

Geschützt werden Personen im beruflichen Kontext, die in einer wirtschaftlichen Abhängigkeit stehen. Der Hinweisgeberschutz beinhaltet mindestens Arbeitnehmer, Selbstständige, Praktikanten, Lieferanten und Unterauftragnehmer sowie Anteilseigner und Personen aus Vorstand oder Aufsichtsrat.

Für Arbeitnehmer gilt der Schutz vor Aufnahme und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Geschützt werden auch Dritte, die dem Hinweisgeber beruflich oder privat nahestehen.

Welche technischen Voraussetzungen muss das Hinweisgebersystem erfüllen?

  • Hinweisgeber müssen Meldungen schriftlich oder mündlich abgeben können – auf Wunsch des Hinweisgebers auch im Rahmen eines persönlichen Treffens.
  • Die Identität des Hinweisgebers muss geschützt werden und wenn nach nationalem Recht zulässig, muss eine Meldung auch anonym erfolgen können.
  • Datenerhebung erfolgt im Rahmen der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680.

Welche organisatorischen Voraussetzungen muss ein Unternehmen erfüllen?

  • Die mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen beauftragte Person muss unparteiisch sein.
  • Es müssen enge Fristen für die Eingangsbestätigung, Rückmeldung sowie für das Ergebnis der Untersuchung eingehalten werden.
  • Die Dokumentation von Meldungen muss so erfolgen, dass sie als Beweismittel im Rahmen eines Verfahrens verwendbar ist. Insbesondere für Meldungen, die mündlich erfolgt sind, gelten besondere Anforderungen. Sie bedürfen der Zustimmung und Bestätigung des Hinweisgebers.
  • Hinweisgeber müssen umfassend über zum Ablauf zweckdienliche Informationen durch die Nutzung der internen Meldekanäle informiert werden.

Was muss und was kann über das Hinweisgebersystem gemeldet werden?

Grundsätzlich muss gemäß der Whistleblower-Richtlinie nur ein interner Meldekanal für Verstöße gegen EU-Recht eingerichtet werden. Es ist davon auszugehen, dass das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz auch Verstöße gegen nationales Recht mit einschließt.

Unabhängig von den Regelungen zum Hinweisgeberschutz sollte es im Interesse des Unternehmens liegen, Meldungen für Verstöße in allen Jurisdiktionen zuzulassen, in denen das Unternehmen tätig ist. (Link: 5 gute Gründe ein Hinweisgebersystem einzurichten)

Thematisch können aber Einschränkungen vorgenommen werden. Hierbei beraten wir Sie gerne.